書類や本などを送るのにとっても便利なレターパック、あなたも使ったことがあるかもしれませんね。
レターパックで取引先に書類を送るんだけど、依頼主欄の「様」って消すの?
ビジネスでは、レターパックの依頼主欄に印刷されている「様」は消すのがマナーです!
会社で封筒の書き方は教わっても、レターパックについては習わなかったというケースは多いのではないでしょうか。
実は、依頼主の「様」を消すこと以外にも、レターパックの書き方などにはマナーがあります。
ビジネスマナーを知らないと、相手に失礼になってしまいますよ。
この記事では、レターパックをビジネスで使うときの書き方やマナーを解説しています。
封筒だけでなく、レターパックを送るときのマナーも身につけて、社会人として更に成長しちゃいましょう!
レターパック依頼主の「様」は二重線で消すのがビジネスマナー!
荷物の追跡ができたり、土日も配送してもらえたりと、何かと便利なレターパック。そんなレターパックを仕事で使おうとしているあなた!
レターパックの依頼主欄の「様」は二重線で消す必要がありますよ。
えっ?そんなこと研修では習わなかったよ…。
親しい友人に年賀状を送るときなどにも、送り主であるあなたの名前に「様」はつけないですよね?
ビジネスならなおのこと、送り主に敬称がついているのはマナー違反になってしまいます。
それならレターパックに「様」って印刷しなくていいのでは…。
そう言いたくなるのも分かります。しかし、販売元である郵便局にとっては送付する側のあなたも顧客であるため、依頼人欄にも敬称をつけているんです。
送るときは忘れずに「様」を消すようにしましょうね。
レターパックの種類（サイズ、料金、厚さ、重量、配達方法）
ところで、レターパックには1番送料の安い「スマートレター」と青色の「レターパックライト」、赤色の「レターパックプラス」3種類があります。
どちらも郵便局か、ローソンなど一部のコンビニで買うことができます。
| サイズ | 料金 | 厚さ | 重量 | 配達方法 | |
| スマートレター | 250mm×170mm(A4ファイルサイズ) | 180円 | 3cm以内 | 1kgまで | 郵便受けへお届け |
| レターパックライト | 340mm×248mm(A4ファイルサイズ) | 370円 | 3cm以内 | 4kg以内 | 郵便受けへお届け |
| レターパックプラス | 340mm×248mm(A4ファイルサイズ) | 520円 | 規定なし | 4kg以内 | 対面で手渡し |
スマートレター
書類やCD、DVDなどの厚みのないものであれば、スマートレターが向いています。
スマートレターのみ「追跡サービス」がないので、個人情報の書類や発送状況の確認が必要なものなどは、レターパックライトかレターパックプラスを使用するようにしましょう。
レターパックライト
スマートレターに比べて、サイズや厚みの幅が広がり、追跡サービスが付きます。
ただ、レターパックプラスと違い、配達方法が郵便受けへのお届けになります。
ポストインではなく手渡しで配達してほしい重要なものはレターパックプラスを利用すると安心ですね♪
レターパックプラス
レターパックの3種類の中では1番高額で、520円で全国どこへでも追跡サービス付きの発送が可能です。
対面での受け渡しで、受領印または署名が必要になるため、相手がしっかりと受け取ったのかの確認が取れるのがポイントです。
意外と知られていませんが、レターパックプラスはA4サイズ・重量4kg以内であれば厚さが3cmを超えても利用できます。
書類が多く厚みが出そうなときもレターパックプラスを使うのをおすすめします!
レターパック依頼主欄と品名の書き方
これからレターパックの依頼主欄と品名の書き方を解説していきますね!
レターパックライト・レターパックプラスともに同じ書き方でOKですよ。
①ご依頼主
「ご依頼主」の「ご」は二重線で消します。忘れないように1番にやっておきましょう!
②おところ
「おところ」と書かれた欄にはあなたの会社の住所を記入します。都道府県も省略せず書いてくださいね。
住所を書き終わったら、「おところ」の「お」も二重線で消しましょう。
③おなまえ
「おなまえ」のところにはあなたの会社や担当者の名前を書いていきます。
「おなまえ」の「お」も住所欄と同じように二重線で消しましょう。右側の「様」を二重線で消すのも忘れずに!
④電話番号
次に電話番号を記入します。会社もしくは社用携帯の番号どちらでも大丈夫です。
何らかのトラブルが発生したけれど、お届け先と連絡がつかなかったときに電話が来ることがあるので、必ず出られる番号を記入しましょう。
⑤品名
最後に品名を書き入れます。仕事で書類を送る場合、そのまま「書類」と書けばOK。
どんな書類かを細かく記入する必要はありません。ビジネスの場合は重要な書類を扱っていることも多いので、防犯の意味でも「書類」とだけ書くようにしましょう。
品名を書き忘れると配送が遅れたり、場合によっては戻ってきたりすることもあるので注意してください。
レターパックお届け先の「様」を消し「御中」にするのはいつ?
依頼主欄と品名は記入が終わりましたね!ここでは、お届け先欄の書き方について解説していきます♪
ところで、封筒などの宛名に敬称として「様」ではなく「御中」と書かれているのを見たことはありませんか?
「様」の代わりに「御中」と記入するのは、宛先が会社や部署、学校、官庁などの組織や団体宛ての場合で、「組織・団体の皆さまへ」という意味になります。
私は以前、取引先へ送る封筒で、「御中」と書かなければいけなかったところを「様」と書いて送ってしまったことがあります。
知らなかったとはいえ、指摘されてちょっぴり恥ずかしい思いをしました。あなたはそんなことにならないよう、ここで一緒に勉強しましょう!
「様」と「御中」の使い分けは?具体例を紹介♪
「様」と「御中」の具体的な使い分けの例を紹介します。これを見れば使い分けに迷わなくなりますよ!
「様」を使うのは個人宛て
「様」と書くのは、個人宛てに何かを送りたいときです。
担当の名前が分からず「ご担当者」と書く場合も「様」を使います。
- 株式会社〇〇 営業部 田中様
- ××市役所 納税課 △△係 ご担当者様
- △△株式会社 人事部 部長 山田様
役職者に送るときには、「会社名」「部署名」「役職名」「名前」の順に記入し、最後に「様」を書きましょう。
「御中」を使うのは組織・団体宛て
個人名を書かず、組織や部署に送るときには「御中」を使用します。
会社をはじめ、役所、銀行、病院、学校などの敬称はすべて「御中」でOKなんですよ。
- 株式会社〇〇 御中
- 株式会社△△ 営業部 御中
- 東京都立××高等学校 御中
- □□市民病院 御中
- ▽▽銀行 御中
ちなみに、次の例のように「様」と「御中」は一緒には使わないので注意してください。
レターパックお届け先欄の書き方
「様」と「御中」の違いが分かったところで、「お届け先」欄の書き方を見ていきましょう!
①郵便番号
お届け先の郵便番号を記入します。万が一郵便番号が分からないときは、郵便局のホームページで郵便番号検索ができますよ。
②おところ
相手の住所を都道府県から書きます。丁目や番地を省略せず、正式な住所で記入するのがマナーです。
普段は省略しがちな建物名もきちんと書きましょうね。
③おなまえ
届けたい相手の名前を書いていきます。会社名は(株)と略さず、正式に「株式会社」と書くようにしましょう。
名前の上には、ひらがなで小さくふり仮名をつけるとより丁寧です。
連名の場合は、両方の名前の後ろに「様」を書き入れ、印刷されているほうの「様」を二重線で消しましょう。
見本のように、相手が会社や部署など個人以外の場合は、忘れずに右側の「様」を消して「御中」と書き入れてください。
④電話番号
次はお届け先の電話番号です。配達の際に困ったことがあれば、基本的にまずお届け先の番号に連絡が入ります。
配送不可などのトラブルを避けるためにも記入するようにしましょう。
以上でレターパックのお届け先欄の記入も終わりました♪
レターパックを返信用で使用するときの書き方
ビジネスでは、返信用封筒としてレターパックを使用することもありますよね。
ここでは、返信用のレターパックの書き方を解説します♪
返信用レターパックには、先ほど依頼主欄で書いたあなたの情報を、お届け先欄に書くことになります。
郵便番号を追加で書く以外は基本的に依頼主欄の書き方と同じで大丈夫ですよ。
1点気をつけなければならないのが「おなまえ欄」。見本のように、印字の「様」を消して「行」を書くことを覚えておきましょう!
送り先が多くなる場合、お届け先欄にラベルシールを使うことも多いかもしれませんね。
シールを貼ったときも、お届け先欄の「様」は消すようにしてください。
ちなみに、依頼主欄には何も書かず空欄にしておくのがマナー。最後に真ん中で丁寧に二つ折りにすればOKです!
レターパックの「様」を消す以外のビジネスマナー5選!
レターパックをビジネスで使うときは、先ほどお話しした依頼主欄の『様』や「おところ」「おなまえ」欄の『お』を消す以外にもマナーが存在するんです。
ひとつひとつは小さなことでも、全てクリアできると相手にいい印象を与えられますよ。
私も、取引先から配慮の行き届いたレターパックを受け取って感激したことがあります。
書き方や書類の入れ方で印象がガラッと変わるので、ぜひ日ごろから意識してみてくださいね♪
- 書き間違えたときは新しいものを使う
- 書類はクリアファイルに入れる
- レターパックの向きに合わせて書類を入れる
- 書類を詰め込みすぎない
- 依頼主保管用シールははがす
書き間違えたときは新しいものを使う
書き間違えたときは修正液を使ったり二重線で消したりせず、潔く新しいレターパックを使いましょう。
プライベートでも、書き間違いがそのままになっていると、あまりいい気持ちがしないこともありますよね。
書き損じのレターパックは、郵便局で税込み42円の手数料を払えば新しいものと交換してもらえますよ。
書類はクリアファイルに入れる
書類はそのまま入れるのではなく、必ずクリアファイルを使いましょう。
封筒より分厚いとはいえ、レターパックの材質は紙。
折れ曲がったり、雨で書類がぬれたりしてしまわないよう、クリアファイルに入れてからレターパックに入れるのがマナーです。
レターパックの向きに合わせて書類を入れる
書類を送る場合、レターパックの表と書類の表が合うように書類を入れます。
上下がひっくり返らないようにするのも大切です。
レターパックの向きに合わせて書類を入れるのは、開けてすぐに書類が読めるようにする配慮なんですよ♪
書類を詰め込みすぎない
思ったより書類の量が多くなった場合でも、書類を詰め込みすぎないことが大切です。書類が折れ曲がるのは避けたいですよね。
レターパックライトの場合は厚さが3cmまでという規定があります。
3cmを超えると、ポストに入らなかったり届けてもらえなかったりするので気をつけましょう。
依頼主保管用シールははがす
品名の下にある依頼主保管用シールは忘れずにはがし、番号を保管するようにしましょう。
番号が分からないまま出してしまうと、荷物の追跡サービスが利用できなくなるんです。
ビジネスの場合は重要書類を扱うことが多いので、相手に無事届いたか確認できるほうが安心ですよね。
また、シールの余白に送った日にちと宛先、中身を書いておくと管理に役立ちます。
レターパックのビジネスマナーについていくつか紹介しました。
ビジネスにおいては、いろいろなマナーが存在します。ビジネスマナー全体について勉強したいあなたにはこちらがおすすめです♪
まとめ
- レターパック依頼主欄の「様」は二重線で消す必要がある
- レターパックには「ライト」と「プラス」の2種類があり、厚さの規定と配達方法がポストへの投函か相手へ手渡しかという点が違う
- レターパックライトもレターパックプラスも送るときの書き方に違いはない
- ビジネスマナーとして、依頼主欄の「様」以外にも、「ご依頼主」の「ご」と、「おところ」「おなまえ」の「お」は二重線で消すのがよい
- 個人宛てのときは「様」を、会社などの組織宛てのときは「御中」を敬称として使う
- レターパックを返信用として使う場合はお届け先欄に自分の会社名を書くが、「おなまえ」欄に印刷されている「様」は二重線で消して「行」と書かなければいけない
- レターパックのビジネスマナーとして、書き間違えたときは新しいものを使う・書類をクリアファイルに入れる・書類の向きを揃えるなどがある
依頼主欄の「様」を消すなど、レターパックにもビジネスマナーがあったことに驚いたかもしれませんね。
相手に失礼のないよう、今日から意識していきましょう!
